גלעד קריין חולק עצות זהב לניהול זמן בעסק הקטן
בכל הקשור לניהול עסק, זמן הוא אחד המשאבים החשובים ביותר. מכירים את התחושה שהייתם רוצים להוסיף עוד יום שבוע או שעה אקסטרה ליום? ובכן, האנושות טרם מצאה דרך קוסמית להוסיף זמן יש מאין – אבל נוכל להשיג את אפקט דומה באמצעות ניהול זמן נכון. גלעד קריין הוא יזם מצליח המייעץ לעסקים, והניסיון הרב שצבר לאורך השנים עזר לו לרכוש וללמד כלים לניהול זמן נבון.
באמצעות השיטות שנסקור במאמר הבא גם אתם תוכלו להגביר את הפרודוקטיביות שלכם ולהפחית את רמות הלחץ. הבנייה נכונה ותכנון נכון של לוח הזמנים יעזור לנו לספק את המוצר ללקוח בזמן עבודה מהיר, מבלי שנתפשר על איכות או על טיב השירות.
למעשה, ניהול זמן נכון הוא אחד מהכלים החשובים ביותר למנהלי עסקים, אך מנהלי עסקים רבים מתקשים דווקא בנקודה הזאת.
היזם הסדרתי גלעד קריין נותן עצות ליזמים מתחילים, ומציע שלושה כלים פשוטים וידועים, שישנו לכם את החיים: קביעה נכונה של סדרי עדיפויות, זיהוי אלמנטים שואבי זמן ועבודה לפי לוח זמנים מוגדר מראש.
בכתבה הבאה נסביר לכם בפירוט איך להשתמש בשלושת הטכניקות הללו.
הצעד הראשון על-פי גלעד קריין: קבעו סדרי עדיפויות
"יש שני סוגים של בעיות – בעיות דחופות, ובעיות חשובות. הבעיות הדחופות הן לא חשובות, והבעיות החשובות הן לא דחופות" – זוהי אחת האמרות הידועות של נשיא ארה"ב לשעבר, דווייט אייזנהאואר. הציטוט היווה השראה לשיטת ניהול זמן מפורסמת המכונה על שמו "המטריקס של אייזנהאואר ("Eisenhower Matrix"). השיטה מושתת על עקרון פשוט – עלינו ליצור סדר עדיפויות ולסווג את המשימות שניצבות בפנינו בצורה נבונה.
השיטה מחלקת את המשימות שלנו למשימות חשובות ומשימות דחופות.
משימות חשובות הן משימות שיכולות לקדם אותנו אל המטרה הסופית שלנו. המשימות הללו דורשות ארגון מראש.
משימות דחופות הן משימות שדורשות מאיתנו תגובה מיידית. משימה דחופה היא כזאת שדורשת מאיתנו לעצור את מה שעשינו עד כה, ולטפל בה בקדימות.
אחרי שהבנו את ההבדל בין משימות דחופות למשימות חשובות, נשרטט טבלה ונחלק אותה לארבעה ריבועים:
- עדיפות ראשונה – משימות שהן גם דחופות, וגם חשובות: אלו המשימות שצריך להתחיל איתן כבר היום, או לכל המאוחר מחר. דוגמה למשימה חשובה ודחופה היא סיום של פרויקט עם דד ליין קרוב.
- עדיפות שניה – משימות חשובות אך דחופות פחות: הכניסו את המשימות הללו ללוח הזמנים שלכם, וטפלו בהן מאוחר יותר. דוגמאות למשימות כאלו הן פרויקטים ללא דד ליין קרוב, נטוורקינג או שיעורים להתפתחות מקצועית.
- עדיפות שלישית – משימות דחופות אבל פחות חשובות: הכוונה למשימות שצריכות להיעשות אבל לא דורשות כישורים מיוחדים. במקרה הזה האצילו סמכויות ובקשו עזרה מאנשים אחרים שאתם סומכים עליהם. דוגמה אפשרית היא כתיבת פוסט לבלוג או מענה על אימיילים.
- משימות שאינן חשובות ואינן דחופות: את המשימות הללו אין טעם לעשות בכלל. מדובר במשימות שהן בגדר הסחת דעת שלא תורמת ולא מקדמת אתכם.
את הטבלה אייזנהאואר תוכלו לשרטט בעצמכם, באמצעות תבנית אקסל או כלים אוטומטיים ברחבי הרשת.
גלעד קריין מסביר – הצעד השני: זיהוי של אלמנטים שואבי זמן
על פי גלעד קריין, פעולות שואבות זמן הן פעולות שמבזבזות את הזמן שלנו בלי להניב לנו תועלת ממשית. אם להמשיך את הגישה אייזנהאואר, הכוונה היא למשימות שאינן חשובות ואינן דחופות. חלק מרכזי מניהול זמן נכון כרוך בזיהוי האלמנטים הללו. ברגע שהבנו מהם האלמנטים שואבי הזמן שלנו, נפעל כדי למצוא פתרונות פרקטיים.
בין שואבי הזמן הגדולים ביותר ניתן למנות את הרשתות החברתיות, מסביר גלעד קריין.
מי מאיתנו לא מצא את עצמו גולל את הפיד בפייסבוק ומגלה ששעה שלמה מהיום פשוט נעלמה לה? נדמה שהזמן באינטרנט עובד על רצף זמן אחר, דקה הופכת לשעה ושעה לשעתיים מבלי שנשים לב. לתחושה הזאת יש אחיזה במציאות – הנתונים מדברים בעד עצמם: האדם המערבי מבלה שעתיים וחצי ביום ממוצע ברשת החברתית!
עם כל הכבוד לסרטונים של חתולים רוכבים על שואב אבק רובוטי, מדובר בזמן שאפשר היה להקצות לניהול העסק. לבעיה הזאת יש פתרון פשוט – תוכלו להתקין אפליקציה שבודקת את כמות הזמן שאתם מבלים ברשתות ומתריעה כשעברתם את המכסה היומית שלכם.
בנוסף, גלעד קריין ממליץ למחוק את האפליקציות לרשתות החברתיות מהמכשירים הסלולריים, ולהסתפק בגלישה דרך המחשב. מומלץ להגדיר מראש שעה וזמן מסוים שיוקדשו ברשתות החברתיות.
הדרך הטובה ביותר להימנע מאלמנטים שואבי זמן היא לשאול את עצמנו באופן תדיר "מדוע אני עושה את מה שאני עושה עכשיו?" האם אני עוסק בפעולה שמקדמת את המטרות שלי? אם לא, זה הזמן לעצור ולהתמקד בחזרה בעבודה. אל הסחות הדעת תוכלו לשוב בתום יום העבודה.
גלעד קריין ממליץ על פעולה נוספת, פשוטה אך יעילה – פשוט לסגור את הדלת.
אם אתם עובדים בבניין משרדים, מומלץ לסגור את דלת המשרד כדי להימנע משיחות חולין עם קולגות. אם אתם עובדים בבית, זוהי דרך לאותת לבני הבית שאתם לא זמינים כרגע. הפעולה הפשוטה של סגירת הדלת גם אוטמת רעשי רקע מבחוץ ועוזרת לנו להיכנס להלך רוח של עבודה.
כדאי להגדיר יחידות זמן בהן אתם עובדים עם הדלת סגורה ללא הפסקה, רצוי להתחיל מ-25 דקות רצופות של עבודה ולעלות בהמשך עד ל-45 דקות.
הצעד השלישי: עבודה לפי לוח זמנים מוגדר מראש
גלעד קריין אומר שעבודה לפי לוח זמנים שנקבע מראש זו שיטה חשובה לניצול הזמן בצורה מיטבית. יש לא מעט תוכנות המיועדות לניהול זמן ובנייה של לוח זמנים – כולל תוכנות חינמיות כמו Google Calendar. בלוח הזמנים תשלבו בין פגישות עסקיות, אירועים שונים ומשימות יומיות. במקרה של פגישות עסקיות – הפגישות צריכות להיות קצרות וממוקדות מטרה, רצוי לתחום אותן לפרק זמן שכולל שעת התחלה ושעת סיום.
בתחילת כל יום עבודה עצרו כדי להבין מהן המשימות היומיות שלכם. השתדלו להקצות לכל משימה פרק זמן ריאלי שאפשר לעמוד בו, ואל תשכחו לשלב גם הפסקות בזמנים מוגדרים מראש. במהלך ההפסקות הקפידו לשתות ולאכול ארוחות קלות – קל יותר להיות פרודוקטיביים על קיבה מלאה.
את לוח הזמנים היומי חשוב לארגן בהתאם לשעון הביולוגי שלנו. כל אחד מרגיש ערנות וחדות מחשבה בשלב אחר של היום. אם קל לכם להתרכז בבוקר, השאירו את המשימות המאתגרות ביותר לשעה הזאת. את המשימות הפשוטות השאירו לסוף היום או לשעות שבהם אתם מרגישים פחות חדים מבדרך-כלל.
גלעד קריין מסביר כי ניהול זמן זוהי מיומנות נרכשת שהולכת ומשתכללת עם הניסיון והשנים. מיום ליום תלמדו להעריך את כמות הזמן הנדרשת לכל משימה, ולדייק את לוח הזמנים בהתאם.
