הילדה רוקמת בדמיונה מזה שנים את האירוע המרגש של המעבר הסמלי מילדות לבגרות – חגיגת בת מצווה. אירוע בו היא הכוכבת אשר ניצבת באור הזרקורים.
בוודאי תרצו לפרגן לה באירוע חלומי בקונספט המועדף עליה עם תוכנית אומנותית מרגשת ומפתיעה שלא תישכח במהרה.
תכנון אירוע בת מצווה דורש היערכות מבעוד מועד, בחירת מקום לאירוע, סגירות מול אנשי מקצוע וספקים לרבות גיבוש ההסכמים, הגדרת מגבלת תקציב, גיבוש לוחות זמנים וכל הפרטים הקטנים שחשובים להצלחה הכוללת, כמו איזה אוכל יוגש, מה יהיו האטרקציות, פלייליסט, מתנות לאורחים.
נרגשים אך מבולבלים? לפניכם מדריך קצר לתכנון אירוע בת מצווה מוצלח, צעד אחר צעד – כל המשימות, הפרטים הטכניים, ההכנות לקראת החגיגה הגדולה.
חוגגים את המסיבה במקום מדהים
הבסיס לכל אירוע מנצח מתחיל בלוקיישן שבעל חשיבות ממספר סיבות: ראשית, אופן ההגעה של המוזמנים שתמיד יעדיפו מקום מרכזי המקושר לעורקי תחבורה מרכזיים שיאפשרו ניידת גבוהה כולל אמצעי תחבורה ציבורית וכמובן, חניון מסודר לבאים ברכב פרטי.
שנית, אולם אירועים מושקע ומרשים שינתק את כולם מבחוץ ויכניס אותם לאווירה מדליקה ובלתי שגרתית.
היום רבים תרים אחרי קומפלקסים קונספטואליים שמעוצבים מלכתחילה בסגנון קצת אחר ויוצא דופן כמו למשל, ריזורט אירועים שמדמה מעין כפר נופש על מרחבים חיצוניים פסטורליים, עמדות אוכל דוגמת שוק בינלאומי שוקק חיים, פינות ישיבה מגניבות ואווירת חופש מלהיבה שמטעינה אנרגיות.
בכל מקרה, יש לדאוג לאולם אירועים שיתאים לכמות המשתתפים הפוטנציאלית כך שאם מדובר מאירוע רב משתתפים חשוב מאוד לדאוג למקום שיוכל להכיל את כולם בנוחות.
רצוי גם שיהיה מודולארי ויאפשר אפיון בהתאמה אישית מבחינת עיצוב, סידור השולחנות וכדומה.
יש לבדוק את רמת הזמינות, העלויות המוערכות כולל אקסטרות למיניהן ומה כוללת השכרת המקום, למשל, האם החוויה הקולינארית כלולה בתעריף ואיך משדרגים אם מעוניינים וכמה זה עולה.
אוכל, קדימה אוכל פוטוגני וטעים
אגב, קולינריה אין ספק שהיא משחקת תפקיד מהותי אפילו אם מוזמנים אל המסיבה בעיקר בני נוער שידועים בחך הבררני שלהם.
היום האוכל לא צריך להיות רק טעים, אלא פוטוגני שמצטלם היטב לרשתות ומעורר תיאבון ובאולמות מיוחדים מציעים הרפתקה קולינארית מעניינת של דוכנים, נבחרת מתוקים, קולקציית פתיחים ובופה עשיר – כך שלכולם יהיה ממה לבחור ולהתרגש מכל מנה וביס.
החליטו מה יכלול התפריט שיוצע גם לפי הרכב המשתתפים והכמות המבוקשת, כיצד יוצג האוכל והאם יש אפשרויות אלטרנטיבות למי שמחפשים ללא גלוטן, נטול לקטוז, טבעוני וכדומה.
פאן בלי הפסקה בסגנון המועדף
גיבוש התוכנית האומנותית הוא קריטי להצלחה כאשר כדאי להתייעץ עם כלת השמחה בנוגע לתוכן שהיא רוצה ליצוק באירוע שלה. האם התוכנית האומנותית תמשיך את הקונספט או תעמוד בפני עצמה, האם החוגגת מעוניינת להופיע לפני האורחים או בשותפות עם האומנים שמופיעים, האם היא מעדיפה עמדות משחק, צילום מגנטים, קיר סלפי, אולי משחקי מים המתאימים לעונה החמה וכמובן שיש לוודא עם המקום שהוא אכן ערוך לאטרקציות ולפעילויות המבוקשות.
אפשר לחשוב גם על חוויות מיוחדות שיספקו תוצרים למזכרת לאורחים כמו סדנת שזירת פרחים או מאייר שיאייר כל משתתף וכדומה.
תזמון האירוע מההתחלה ועד הסוף
כדאי לשרטט תרשים זרימה הן של המתחם והיכן ייערכו הפעילויות השונות והן של ציר הזמן, כדי להבין לאיזו שעה להזמין את כולם, מתי עתיד האירוע להתחיל, מה יהיה בפתיחה שלו, באמצע ובסיום. יתכן שכלת השמחה תרצה להגיח לאירוע בדרך מפתיעה, למשל, בכרכרה רתומה לסוס או בלימוזינה נוצצת, אולי לפתוח בריקוד ראשון או במופע סולו או שתרצו להקצות ברכות אישיות על במה עם מקרן שמציג תמונות מחייה וכיצד תיפרדו מהאורחים לשלום, למשל, על ידי הענקת שי פרידה לכל אורח.
תכננו את אירוע בת המצווה לפרטי פרטים ודאגו שיהיה כיף גם לכלת השמחה וגם למוזמנים.
